Kontrol penyusutan

[ad_1]

Apa pengalaman penyusutan toko Anda selama dua tahun terakhir? Apa yang akan terjadi tahun ini? Jika belum sebaik yang seharusnya, sekarang adalah waktu untuk menganalisis kemungkinan penyebab dan mengambil langkah-langkah untuk tetap menyusut sejalan tahun ini.

APA ITU SHRINKAGE?

Perbedaan antara persediaan buku abadi dan jumlah persediaan fisik disebut penyusutan. Inventaris buku adalah catatan tentang apa yang harus di tangan dalam pandangan apa yang telah diterima, apa yang telah dijual dan perubahan harga. Hitungan persediaan fisik adalah volume dan nilai semua barang yang sebenarnya ada di tangan.

MENYEBABKAN SHRINKAGE

Kekurangan dapat dan akan terjadi pada setiap titik di mana barang dagangan berpindah tangan atau dokumen dibuat atau diproses. Sistem yang tepat dengan kontrol terpasang harus diberlakukan untuk menghilangkan atau mengurangi kekurangan ini. Meskipun tidak ada cukup ruang untuk daftar semua penyebab spesifik penyusutan, kami akan memberikan beberapa contoh dari masing-masing dari tiga penyebab umum: kesalahan dokumen, pencurian internal dan mengutil.

KESALAHAN PAPERWORK

Kesalahan dokumen dapat terjadi hampir di mana saja dalam siklus merchandising. Sebagai contoh:

* Menandai barang dengan harga lebih rendah dari harga eceran yang tercatat pada catatan penerimaan.

* Gagal mencatat semua penurunan harga.

* Miscounting persediaan fisik.

* Kesalahan klerikal yang menyebabkan persediaan buku menjadi lebih tinggi dari seharusnya.

* Waktu adalah sangat penting. Ketika membandingkan jumlah persediaan fisik aktual dengan persediaan buku abadi, perawatan harus diambil untuk memastikan bahwa setiap faktur yang mewakili barang yang telah diterima sebelum hitungan persediaan fisik dimasukkan dalam perhitungan persediaan buku.

PENCURIAN INTERNAL

Sementara pencurian internal dapat berupa apa saja mulai dari mengambil barang dagangan hingga mengambil uang tunai atau menyimpan persediaan, kami akan fokus pada contoh pencurian internal yang terkait dengan barang dagangan. Beberapa contoh adalah:

* Menulis slip penjualan tunai untuk barang dagangan tetapi menghancurkan tiket setelah pelanggan pergi dan mengantongi uang tunai.

* Merekam pengembalian uang tunai palsu dan mengantongi uang tunai.

* Mengambil barang tanpa membayarnya.

* Memperluas diskon yang tidak sah atau pengembalian uang kartu kredit untuk teman-teman.

SHOPLIFTING

Mengutil dapat terjadi kapan saja. Siapa pun bisa menjadi pengutil; pelanggan tetap yang tidak pernah bermaksud mencuri tetapi menyerah pada godaan dan peluang, atau profesional berpengalaman.

OVERAGES

Meskipun kelangkaan biasanya diharapkan, tidak logis untuk menghitung persediaan fisik lebih dari yang ditunjukkan oleh angka buku. Barang-barang dicuri, tetapi tidak disumbangkan ke toko. Oleh karena itu, kelebihan pembayaran sebagian besar karena kesalahan dalam pencatatan, meskipun mungkin disebabkan oleh karyawan yang berusaha menutupi pencurian barang dagangan. Beberapa contoh adalah:

* Merekam penurunan harga tanpa mengurangi harga tiket.

* Overstating persediaan fisik.

* Termasuk dalam jumlah fisik barang dagangan persediaan yang belum tercatat dalam buku persediaan.

BAGAIMANA MENGURANGI SHRINKAGE

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi pengurangan penyusutan.

* Apakah Anda memiliki sasaran penyusutan atau tidak untuk bekerja.

* Komitmen manajemen puncak untuk mengurangi penyusutan. Jika manajemen puncak memberikan prioritas kontrol penyusutan, itu akan selalu berkurang.

* Apakah atau tidak prosedur yang tepat yang mengandung kontrol internal built-in telah diatur untuk setiap transaksi atau peristiwa dalam aliran barang dagangan dari saat dipesan sampai dibeli oleh pelanggan Anda. Dan apakah prosedur ini diikuti atau tidak.

* Sistem pencatatan yang digunakan. Metode Inventori Ritel dapat membantu mengurangi kerugian. Faktanya adalah penyusutan menurun ketika diukur, dan Metode Persediaan Ritel umumnya memberikan pengukuran penyusutan terbaik.

PENCEGAHAN KESALAHAN PAPERWORK

Kesalahan kertas dapat dikendalikan dengan menggunakan sistem yang baik dan terdokumentasi dengan baik yang berisi checks and balances built-in. Ini adalah area di mana kami telah membantu banyak pengecer dengan melakukan pemeriksaan keamanan internal dan mengembangkan manual prosedur tertulis. Tetapi sistem yang baik saja tidak cukup. Semua karyawan (petugas penerima, wiraniaga, pembeli, pegawai kantor) harus dilatih dengan benar. Mereka harus diberitahu pentingnya mengikuti prosedur yang tepat. Dan, tentu saja, manajemen harus menindaklanjuti untuk melihat bahwa prosedur yang tepat sedang diikuti.

PENCEGAHAN PENCURIAN INTERNAL

Toko ritel dengan sifatnya menyajikan banyak godaan sehari-hari kepada karyawan yang menangani barang dagangan dan uang perusahaan. Ini adalah tanggung jawab manajer untuk menghapus sebanyak mungkin godaan sehingga membantu menjaga karyawan tetap jujur. Ini dilakukan dengan menyiapkan prosedur yang berisi kontrol internal yang baik dan dengan melihat bahwa prosedur ini diikuti tanpa pengecualian. Sebagai contoh:

* Perlu persetujuan manajemen atas semua pengembalian uang dan kredit.

* Semua pembelian karyawan harus dinaikkan dan diperiksa oleh pemilik, manajer atau orang lain yang ditunjuk.

* Tetap memegang kendali ketat atas slip otorisasi pengembalian, tiket penjualan, sertifikat hadiah, atau jenis formulir lainnya yang dapat digunakan oleh karyawan untuk mendapatkan uang tunai atau barang.

* Ketahui karyawan Anda. Ketika mempekerjakan karyawan baru berusaha untuk mempekerjakan karyawan yang jujur. Ini dapat dilakukan melalui teknik wawancara, dengan memeriksa referensi dengan teliti dan dengan menggunakan tes kejujuran tertulis yang dikembangkan dengan hati-hati.

PENCEGAHAN SHOPLIFTING

Bagaimana barang dagangan Anda ditampilkan dapat berdampak pada mengutil. Sebagai contoh:

* Simpan barang-barang kecil yang mahal di belakang meja.

* Jagalah agar toko Anda rapi dan rapi. Tampilan yang rapi memudahkan penjual yang waspada untuk melihat barang yang hilang.

* Jangan memiliki blind spots di lantai penjualan. Cobalah untuk menghindari counter yang sangat tinggi.

Sementara hal di atas dapat bertindak sebagai penghalang untuk mengutil, personil penjualan yang terlatih dan penuh perhatian adalah pertahanan terbaik Anda. Peringatan, staf penjualan yang sopan dapat menghalangi banyak calon pengutil oleh kehadiran mereka. Pastikan mereka dilatih dengan benar sehingga mereka dapat melihat perilaku yang mencurigakan dan tahu apa yang harus dilakukan jika mereka melihat seseorang mengambil barang dagangan. Departemen kepolisian setempat Anda mungkin memiliki informasi mengenai hal ini atau mungkin bersedia untuk menyajikan seminar tentang pencegahan dan deteksi mengutil.

RINGKASAN

Tidak ada solusi penyusutan untuk semua pengecer karena setiap toko ritel itu unik. Prosedur dan sistem akuntansi yang solid harus dikembangkan secara khusus untuk toko Anda dan diikuti dengan teliti di SEMUA tingkat. Karyawan harus dilatih dengan benar untuk mengikuti prosedur yang benar. Manajemen harus menindaklanjuti untuk melihat bahwa prosedur sedang diikuti. Dengan kata lain, manajemen yang baik akan membantu mengurangi godaan dan kondisi yang menguntungkan untuk ketidakjujuran dan pencurian dan mengurangi kerugian penyusutan Anda.

Shrinkage adalah biaya variabel dan dapat dikendalikan. Sikap manajemen terhadap dan tingkat toleransi untuk penyusutan merupakan faktor pengontrol.

[ad_2]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *